Hauptversammlung Deutscher Städtetag Stuttgart

PRO EVENTS sicherte sich im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens der Stadt Stuttgart den Etat zur Vermarktung der 36. Hauptversammlung des Deutschen Städtetags in Stuttgart. Der Auftrag umfasste die Konzeption und Organisation einer begleitenden Ausstellung zum Städtetag sowie den Verkauf von Ausstellungs- und Präsentationsflächen und Sponsorpräsenzen. Zudem musste ein Wegeleitsystem vor Ort für die Delegierten erstellt werden.

Zur Hauptversammlung vom 3. bis 5. Mai 2011 kamen ca. 1.500 Bürgermeister/innen und weitere kommunale Vertreter in das Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle (KKL). Bundeskanzlerin Angela Merkel sprach am 4. Mai als Gastrednerin auf der Hauptversammlung. Der Ministerpräsident von Baden Württemberg, Stefan Mappus, nahm ebenfalls an der Veranstaltung teil.

PRO EVENTS entwickelte ein auf die Räumlichkeiten des KKLS und die Bedürfnisse des Städtetages und der Sponsoren angepasstes Ausstellungskonzept und setzte dieses erfolgreich in die Tat um. Dies beinhaltete auch die Schaffung von Sponsorpräsenzen vor Ort auf Bannern, Fahnen, Aufstellern und Beamervorlagen in den Tagungsräumen. Zudem erstellte die Agentur den Ausstellerkatalog, der den Delegierten zusammen mit eigens gefertigten Tagungstaschen bei der Teilnehmerregistrierung übergeben wurde. Bei der Produktion achtete die Agentur auf die Einhaltung der CI-Vorgaben der Stadt Stuttgart und des Städtetags.

Die Agentur akquirierte mehr als 20 Aussteller und Sponsoren wie die Deutsche Bank, die Deutsche Bahn, die HypoVereinsbank oder erstmals die Handelskette Lidl sowie den Baukonzern Züblin.

Außerdem unterstützte und beriet PRO EVENTS die Veranstalter und den Deutschen Städtetag bei der Umsetzung der Tagung vor Ort hinsichtlich Akkreditierungsprocedere, Sicherheitsfragen und Wegeleitsystem.

FACTS:

PRO EVENTS AUFTRAG:

• Konzeption Messe/Ausstellerbereich
• Planung und Durchführung der Messe
• Vermarktung aller Sponsor und Ausstellerflächen
• Erstellen von Präsenzflächen mit den Logos der Sponsoren
• Kreation und Produktion des Ausstellerkatalogs
• Steuerung der Produktion der Tagungstaschen
• Erstellung und Produktion eines Wegeleitsystems
• Beratung und Unterstützung des Kunden